第二章 药店信息管理系统的设计

2.1 药店信息管理系统的需求分析

药店各类药品销售所需要的信息数据有：药物基本信息数据、销售数据、库 存量以及各类药品的保质期。但对于药店信息管理系统，如店长等管理人员来说， 最为重视的应该是系统对于药品的库存和查询的管理能力。系统是否能提供快速、准确的信息查询能力，能否顺利导出各类报表，以及对于药店的库存药品数量、进货需求、药品销售趋势等的处理能力的优劣程度，都对药店的经营管理模式有 着重要意义。药店管理人员通过系统分析采购、销售数据，能够轻松掌握该类药 品的市场需求，可以更加有效地、合理地对进货安排进行规划，充分利用库房空 间，合理使用药店资金。

本系统的主要目的是通过 Access 数据库的各种基本功能如：查询，宏，VBA 代码，为药店管理人员对药店的工作，如药品的入库和出库的各种操作和数据实现等提供更为高效、方便快捷的服务。

本系统主要功能包括：药品的采购入库管理、销售出库管理、采购信息查询、销售信息查询、库存余量查询、基本药品信息查询、药品标签打印等。同时在设计过程中也要注意控件的合理性及界面的美观、系统的运行性能等，都会对用户的使用体验产生影响。

2.2 设计工具的选择与介绍

Access 是微软发布的关系数据库管理系统，提供了表、查询、窗体、报表、页、宏、模块 7 种用来建立数据库系统的对象，以及多种向导和生成器，使得普通用户不必编写代码，就可以完成大部分的管理任务。Access 的主要目标用户是小型企业或个人用户，故此该系统是比较适合于药店管理的。在数据信息管理上， Access 还具有以下几个方面的特点：

1.简洁直观的操作界面：Access 的用户界面、个人制作的操作界面和各种按钮的设计都比较简洁直观；

2.较完备的数据库工具：Access 提供了可使用的表格、报表、查询功能，用

户对于数据库的管理多样化，且各项数据的显示也能够多元化；

3.多用户访问权限控制：Access 可以对访问数据库的用户进行授权，控制多用户访问权限，确保数据的安全性；

Access 是一款功能强大、易于学习和使用的数据库管理软件，它能提供大量的工具和操作向导，即使没有编程经验的用户也可以通过其可视化的操作来完成部分的数据库管理和开发工作，而且 Access 的开发成本很低[7]。

2.3 数据库的关系模型

Access 数据库的关系模型是一个二维表，用于表示实体以及实体间的联系， 由表格、字段、关系和索引等组成。每个关系（即二维表）都有一个关系名，并且每个关系都有一个关系模式，一个关系表示一个表，并有一个表名。如果表中的一个字段不是本表的主关键字（主键），而是另外一个表的主键，这个字段（属性）就称为外关键字。以下是 Access 数据库的关系模型：

1.实体：在 Access 数据库中，每个数据表都是实体，实体包含了若干个字段， 具有存储该实体的属性；

2.属性：每个实体都有部分属性定义，它们描述了这个实体的特征和数据类型，属性包括字段的名称、数据类型、长度等等；

3.关系：在 Access 数据库中，实体之间可以建立关系。可以存在一对一、一对多或多对多的关系，用于表征实体之间的协作与业务规则，关系中的字段数据类型、宽度等在创建表的结抅时规定；

4.键：每个实体都必须有一个或多个键，用于唯一标识每一条记录。主键是一种特殊的键，它是唯一的、不可为空的。

当对关系库进行查询时，可以利用关系投影、选择、连接运算方便地分解和构造新的关系。Access 的数据模型非常灵活，使用者可以轻松掌握创建数据库的办法，很容易开发出一套适合药店管理的系统。

2.4 设计工具的优缺点

Access 的优点：

1. 界面友好：Access 是一个非常简单的数据库应用，用户可以通过简单拖放来生成对象；

2. 容易操作：Access 对于用户十分友好，基础功能简单易理解，使用起来非常容易；

3. 灵活性：Access 允许用户以多种方式组织和存储数据，支持使用多种数据类型，并允许建立各数据表之间的关系，以便于使用者用其创建各种大小、类型的项目；

4. 高效性：Access 具有的查询和筛选功能非常方便有效，能够快速处理大量数据。同时它还提供宏和其他自动化功能，帮助使用者更有效地处理数据；

5. 可转换性：Access 可以导出为其他 Microsoft Office 应用程序，如 Excel、Word、等，使得数据在各种应用程序之间共享和导入变得非常容易；

Access 的缺点：

1. 数据库限制：Access 的数据库大小有限制，不能满足大型项目或企业级应用的需求；

2. 用户端限制：Access 是单用户数据库管理系统，在高并发环境下性能受限；

3. 移植性差：Access 只能在 Windows 平台上运行，与其他系统的兼容性差；

4. 安全性较低：相比其他大型数据库管理系统，Access 的安全性和可靠性较差；

5.拓展性差：当数据库编写内容过多时，Access 容易出现卡顿现象，影响编写和运行效率。

2.5 目标设计

2.5.1 药店管理系统设计特点

药店信息系统在设计中具有以下特点：

1. 界面简洁易操作：Access 是可视化工具，操作界面简洁，操作简单。用户使用鼠标拖放即可生成并应用对象，非常简单方便；

2. 功能齐全：系统还提供了多种工具，如查询、宏、VBA、各类生成器及各类向导等，用户可以轻松实现系统的设计和运行；

3. 设计简单灵活：Access 数据库采用关系型结构，管理员通过建立表的关系来实现数据的联系，必要时可导入和导出数据。

2.5.2 药店管理系统设计目标

本系统的设计目标是：

1.根据用户需求，将系统登录用户分为两个用户组，各用户组成员对系统有着不同的操作权限[8]；

2.系统可同步更新药品、出入库信息；

3.可实现报表功能，对采购、销售、库存情况汇总形成报表；

4.可实现对药品信息的自由查询；

5.管理员可实现设立新用户、删除旧用户等权限。

2.5 功能实现

药店管理系统的主要功能是满足和方便药店工作人员与管理人员的日常工作需求，减少工作量，为使用者提供更为有效的途径来开展工作。故此在设计时要更加简洁明了，以简单易操作为主。

2.5.1 管理系统功能模块

为了实现系统的基本功能，设计时应具备以下四个功能模块（如图 2-1）： 用户管理模块、采购管理模块、库存管理模块、销售管理模块，分别具有以下功能：

1. 用户管理模块是实现增删可登录用户、对登录账号密码修改的功能；

[8]

2. 采购管理模块是实现对药品采购信息的录入、采购情况查询、采购报表的生成功能；

3. 库存管理模块是实现对药品库存的整理、核验、分类、编号、库存量的更新、库存余量查询、低库存预警查询等功能；

4. 

销售管理模块是实现对药品销售信息的录入、销售情况查询、药品销售报表的生成功能。

图 2-1 药店信息管理系统功能模块概念图

2.5.2 系统用户权限 E-R 图

系统用户主要分为店长（管理员）和店员（操作员）两个等级，各自拥有不同权限，具体如下：

1. 店长具有账号密码管理、药品采购管理、药品库存查询管理、药品销售管理、生成采购报表、销售报表、利润报表等权限，具体如图 2-2；

2. 店员具有药品基本信息查询、药品库存查询、药品销售信息录入、打印药品标签等权限，具体如图 2-3。

图 2-2  管理员权限 E-R 图

2.5.3 主要实体属性 E-R 图

图 2-3 操作员权限 E-R 图

E-R 图用图形化的方式表示实体、属性之间的关系，通常在数据库设计中使用。实体用一个矩形表示，属性用圆圈表示，关系用一个菱形表示。实体与属性、实体与实体之间连线表示它们之间的关系。E-R 图有助于设计师明确需求并设计一个完整的数据库结构，它提供了一种简单而直观的方式来描述实体和它们之间的关系，有助于开发人员理解和维护数据库结构。同时，E-R 图也是许多数据库管理系统中设计和管理数据的基础，是数据库开发中不可缺少的重要工具[9]。

本系统部分 E-R 图如下：

1. 各用户实体属性主要有：账号、密码、账号类型、姓名，具体如图 2-4

[9]

所示；

图 2-4  用户实体属性 E-R 图

2. 药品实体属性有：药品编号、药品名称、生产厂家、药品类型、作用、库存余量、规格、售价；药品实体属性如图 2-5 所示；

图 2-5  药品实体属性 E-R 图

3. 

总体 E-R 图，是本设计的所有实体间的联系，具体如图 2-6 所示

图 2-6  总体 E-R 图

2.5.4 系统流程图

本系统主要功能是为药店的基本工作如：药品的采购信息、销售信息、库存信息等提供便捷，为店长与店员减少工作量，提高工作效率。主要功能包括药品的采购信息录入、销售信息录入、基本信息查询、采购统计查询、销售统计查询、库存查询、低库存报警等，主要涉及对数据库的记录的添加、修改、删除和查询四个功能。

系统需要先进行用户登录，通过账号密码本进行账号密码和账号权限的验证， 验证成功后才可以进入相应的操作界面，反之，则系统提示重新输入，若密码连 续错误三次，则退出系统。

不同的账号类型具有不同的操作权限，流程图如下：

1. 若以店长权限进入系统，输入账号密码并验证成功后，可以对员工账号、采购情况、采购报表、销售报表、利润报表、库存等模块进行管理。

（1）店长采购管理流程图：

店长登录成功后，进入店长页面，点击采购管理。选择需要的药品的采购信息，点击添加药品采购，即可完成对应药品的采购。店长可选择是否导出添加结果，添加条件分为：输入药品编号、采购时间、采购单价、采购数量，完成后可导出对应的采购报表。具体如图 2-7 所示：

图 2-7  店长采购管理流程图

（2）店长库存管理流程图：

店长登录成功后，进入店长页面，点击库存管理，即可查看各类药品库存情况。可以为药品设置库存阈值，若库存量低于库存阈值，系统会生成低库存药品表并报警。店长可根据实际情况选择是否采购新药品，流程如采购管理，也可选择删除零库存的药品信息。具体如图 2-8 所示：

图 2-8 店长库存管理流程图

（3）店长管理员工登录账号流程图：

店长登录成功后，进入店长页面，选择账号管理。进入账号管理界面时，窗体展示的即为当前所有可登录的账号，店长可以对所有账号进行保存、删除、撤销、添加，并定义账号权限；添加信息为：账号，密码，姓名，账号类型。具体如图 2-9 所示：

图 2-9  店长账号管理流程图

2. 用户若以店员权限进入系统，输入账号密码并验证成功后，可对销售管理、药品查询、生成药品标签等进行管理。

（1）店员销售管理流程图：

店员登录成功后，进入店员页面，选择销售管理。选择需要的药品，点击添加销售记录，即可完成对应药品的销售。具体如图 2-10 所示：

图 2-10  店员销售流程图

（2）店员药品信息查询流程图：

店员登录成功后，进入店员页面，选择药品信息查询。输入需要查询的药品信息，即可完成相应查询。店员药品信息查询流程图如图 2-11 所示：

图 2-11 店员药品信息查询流程图

（3）店员导出药品标签流程图：

店员登录成功后，进入店员页面，选择药品标签，选择药品，即可导出对应药品标签。店员导出药品标签流程图如图 2-12 所示：

图 2-12 店员导出药品标签流程图